Unterlagen für den Hausverkauf: welche Sie brauchen, woher sie kommen, was sie kosten

Sie haben sich entschieden, Ihr Haus zu verkaufen — und stoßen sofort auf die erste unangenehme Frage: Welche Papiere brauchen Sie eigentlich? Eine gesetzliche Liste gibt es nicht. Es gibt drei Empfänger mit drei verschiedenen Bedarfen, ein einziges Dokument mit einer echten Frist und rund ein Dutzend Behörden, die alle unterschiedlich lange brauchen. Dieser Artikel richtet sich an private Eigentümerinnen und Eigentümer, die ein Haus oder eine Eigentumswohnung verkaufen und wissen wollen, was sie besorgen müssen und was nicht.

Der Reihe nach: zuerst, wer welche Unterlage tatsächlich sehen will, dann die Beschaffung mit Stelle, Gebühr und Dauer, danach der Energieausweis mit seiner Frist, die Sonderfälle Eigentumswohnung und Erbfall — und am Ende, was passiert, wenn etwas fehlt. Rechts- und Steuerfragen rund um den Kaufvertrag bleiben außen vor; dafür ist Ihr Notar da, für steuerliche Fragen Ihre Steuerberatung.

#Welche Unterlagen verlangen Käufer, Notar und finanzierende Bank?

Die verbreitetste Vorstellung vom Hausverkauf lautet: Man sammelt einen Ordner voller Papiere und legt ihn beim Notar auf den Tisch. Das ist in einem wesentlichen Punkt falsch. Einen großen Teil der Unterlagen besorgt der Notar selbst, und zwar genau die, bei denen es auf Aktualität und Beweiskraft ankommt. Die Bundesnotarkammer beschreibt es in ihrem Infoblatt zum Immobilienkauf so: Um festzustellen, wer Eigentümer ist und wie das Grundstück belastet ist, prüft der Notar das Grundbuch; nach der Beurkundung besorgt und überprüft er „sämtliche Unterlagen, die für den rechtssicheren und lastenfreien Erwerb durch den Käufer erforderlich sind“ — genannt werden ausdrücklich der Verzicht der Gemeinde auf ein gesetzliches Vorkaufsrecht und die Löschungsunterlagen der Bank des Verkäufers.6

Damit sortiert sich die Liste anders, als die meisten Checklisten es tun — nämlich nach Empfänger:

Für Sie heißt das: Der Grundbuchauszug ist keine Bringschuld gegenüber dem Notar, sondern ein Verkaufsargument. Er beweist einem Interessenten, dass Sie Eigentümer sind, und er zeigt der finanzierenden Bank, welche Rechte in Abteilung II und III eingetragen sind. Wo der Energieausweis in diese Reihenfolge gehört und warum er der Taktgeber des gesamten Ablaufs ist, ordnet der Überblick Energieausweis bei Verkauf und Vermietung ein.

Ein zweiter Punkt aus demselben Infoblatt ist leicht zu übersehen und teuer: Alle Nebenabreden müssen in die notarielle Urkunde. Außerhalb der Urkunde getroffene Vereinbarungen sind grundsätzlich unwirksam und können sogar den ganzen Kaufvertrag ungültig machen.6 Die Einbauküche, die mitverkauft wird, und die Gartenhütte, die stehen bleibt, gehören also in den Vertrag — nicht in eine Nebenabrede per E-Mail.

#Wo bekomme ich Grundbuchauszug, Flurkarte und Bauakte — und was kostet das?

Drei verschiedene Stellen, drei verschiedene Gebührenordnungen, drei verschiedene Wartezeiten. Nur bei einer davon ist die Gebühr bundesweit gleich.

Grundbuchauszug: Grundbuchamt beim Amtsgericht. Das Grundbuch ist kein öffentliches Register. Einsicht bekommt nur, wer ein berechtigtes Interesse darlegt (§ 12 Absatz 1 Satz 1 der Grundbuchordnung).7 Als Eigentümer haben Sie es immer. Ein bloßer Kaufinteressent hat es nicht — das Amtsgericht München stellt ausdrücklich klar, dass niemand Einsicht nehmen darf, nur um überhaupt erst den Namen des Eigentümers zu erfahren. Die Gebühren stehen im Kostenverzeichnis zum Gerichts- und Notarkostengesetz: 10 Euro für den einfachen Ausdruck, 20 Euro für den amtlichen (Nummern 17000 und 17001).5 Die Einsicht selbst ist gebührenfrei. Mit der Bearbeitung ist im Einzelfall bis zu vier Wochen zu rechnen.

Flurkarte: Kataster- oder Vermessungsamt. Hier hört die Bundeseinheitlichkeit auf. Bezeichnung, Gebühr und Antragsweg sind Landesrecht, und deshalb steht hier bewusst keine allgemeine Zahl, sondern ein belegtes Beispiel: In Berlin kostet die Flurkarte 16,00 Euro je Blatt, eine Beglaubigung über DIN A3 zusätzlich 2,00 Euro, ein Zweitstück die Hälfte; ausgestellt wird sie von einem der zwölf bezirklichen Vermessungsämter nach der Vermessungsgebührenordnung, in der Regel innerhalb von zwei Wochen.11 In Ihrem Bundesland kann der Betrag deutlich abweichen. Viele Länder stellen die Liegenschaftskarte in ihren Geoportalen zusätzlich zur unentgeltlichen Ansicht bereit — für das Exposé genügt das oft, für die Bank in der Regel nicht.

Bauakte: untere Bauaufsichtsbehörde. Hier ist die Spannweite am größten, und sie zeigt, warum eine pauschale Zahl in die Irre führen würde. In Bayern kostet die Einsicht 1 Euro je Akte, mindestens aber 10 Euro; zuständig sind Landratsämter, kreisfreie Städte, Große Kreisstädte und Delegationsgemeinden, Rechtsgrundlage ist Artikel 66 der Bayerischen Bauordnung.12 In Hamburg verlangen die Bezirksämter nach der Baugebührenordnung 40 Euro je Aktenband, Kopien nach Aufwand obendrauf.13 Als Eigentümer sind Sie einsichtsberechtigt; mitzubringen sind ein Ausweisdokument und gegebenenfalls eine Vollmacht. Wie lange es dauert, hängt daran, ob die Akte digitalisiert ist oder in einem Außenarchiv liegt.

Baulastenverzeichnis: dieselbe Behörde — wo es eines gibt. Baulasten sind Landesrecht, und nicht jedes Land kennt sie. In Bayern gibt es kein Baulastenverzeichnis; entsprechende Verpflichtungen stehen dort als Dienstbarkeit im Grundbuch. Auch die Bundesnotarkammer formuliert deshalb vorsichtig und rät, Baulasten und Altlasten abzufragen, „soweit in der Gemeinde vorhanden“.6 Fragen Sie bei Ihrer Kommune nach, statt von einem bundesweiten Register auszugehen.

#Wann muss der Energieausweis vorliegen, und welche Angaben gehören ins Inserat?

Der Energieausweis ist das einzige Dokument dieser Liste mit einer gesetzlichen Frist — und sie liegt früher, als die meisten Verkäufer annehmen. Nach § 80 Absatz 4 Satz 1 des Gebäudemodernisierungsgesetzes haben der Verkäufer oder der Immobilienmakler dem potenziellen Käufer spätestens bei der Besichtigung einen Energieausweis oder eine Kopie davon vorzulegen.1 Findet keine Besichtigung statt, ist er unverzüglich vorzulegen. Und Satz 5 macht daraus eine zweite, eigenständige Pflicht: Unverzüglich nach Abschluss des Kaufvertrags ist der Ausweis dem Käufer zu übergeben.

Vorlegen und übergeben sind also zwei Handlungen zu zwei Zeitpunkten, und beide sind einzeln bußgeldbewehrt. Wer den Ausweis erst beim Notartermin aus der Mappe zieht, hat die erste Pflicht bereits verletzt — auch wenn am Ende alles unterschrieben wird. In der Praxis heißt das: Der Ausweis gehört an den Anfang der Vorbereitung, nicht ans Ende. Die volle Tiefe dazu — Sonderfälle, Denkmal, Erbbaurecht, die Wirkung der Effizienzklasse auf den Preis — steht in Energieausweis beim Hausverkauf.

Sobald ein Ausweis vorliegt, muss auch die Immobilienanzeige in kommerziellen Medien fünf Angaben enthalten (§ 87 Absatz 1 GModG):2 die Art des Ausweises, den Wert des Endenergiebedarfs oder Endenergieverbrauchs, die wesentlichen Energieträger für die Heizung sowie — bei Wohngebäuden — das Baujahr und die Energieeffizienzklasse. Alle fünf stehen im Ausweis selbst; abschreiben genügt, ausdenken nicht.

Welche der beiden Ausweisarten Sie brauchen, ist nicht immer Ihre Wahl. Für Wohngebäude mit weniger als fünf Wohnungen, deren Bauantrag vor dem 1. November 1977 gestellt wurde, verlangt § 80 Absatz 3 Satz 2 GModG einen Bedarfsausweis — es sei denn, das Gebäude erfüllte schon bei der Fertigstellung das Anforderungsniveau der Wärmeschutzverordnung von 1977 oder wurde später darauf gebracht.1 Woran Sie das erkennen und was die beiden Verfahren unterscheidet, trennt der Vergleich Verbrauchsausweis oder Bedarfsausweis an genau diesen Fällen. Online kostet der Verbrauchsausweis bei uns 69,90 €, der Bedarfsausweis 119,90 €; ein ausgestellter Ausweis gilt zehn Jahre ab Ausstellung (§ 79 Absatz 3 Satz 1 GModG).4

#Was brauche ich zusätzlich bei einer Eigentumswohnung?

Bei einer Wohnung kommt eine ganze Gruppe von Unterlagen dazu, die Sie nicht selbst besitzen, sondern anfordern müssen — und eine davon kann den Verkauf blockieren.

Die Verwalterzustimmung ist der teuerste Fehler dieser Liste. Nach § 12 Absatz 1 des Wohnungseigentumsgesetzes kann vereinbart sein, dass ein Wohnungseigentümer für die Veräußerung die Zustimmung anderer Eigentümer oder eines Dritten — in der Regel des Verwalters — braucht. Ist das vereinbart, so ist die Veräußerung „unwirksam, solange nicht die erforderliche Zustimmung erteilt ist“ (Absatz 3 Satz 1).10 Der Kaufvertrag steht dann schwebend unwirksam da, bis das Papier vorliegt. Ob die Beschränkung für Ihre Wohnung gilt, sehen Sie im Grundbuch: Veräußerungsbeschränkungen sind dort ausdrücklich einzutragen. Beruhigend daneben: Versagt werden darf die Zustimmung nur aus wichtigem Grund.

Teilungserklärung und Aufteilungsplan bekommen Sie auch ohne die Verwaltung. Beide sind Anlagen zur Eintragungsbewilligung und liegen damit in der Grundakte beim Grundbuchamt. Und § 12 Absatz 1 der Grundbuchordnung erstreckt das Einsichtsrecht ausdrücklich auf Urkunden, auf die im Grundbuch zur Ergänzung einer Eintragung Bezug genommen ist.7 Wenn eine Verwaltung also mauert oder gerade wechselt, ist das kein Grund, den Verkauf zu verschieben.

Was Sie bei der Verwaltung anfordern, sind die Protokolle der Eigentümerversammlungen der letzten Jahre, die Beschluss-Sammlung, den aktuellen Wirtschaftsplan, die letzten Jahresabrechnungen und den Vermögensbericht. Den Vermögensbericht muss der Verwalter nach Ablauf jedes Kalenderjahres erstellen und jedem Wohnungseigentümer zur Verfügung stellen; er weist den Stand der Rücklagen aus — genau die Zahl, nach der jeder ernsthafte Käufer fragt. In die Beschluss-Sammlung ist einem Eigentümer oder einer von ihm ermächtigten Person auf Verlangen Einsicht zu geben.

Der Energieausweis gehört dem Haus, nicht Ihrer Wohnung. Ein Energieausweis wird für ein Gebäude ausgestellt (§ 79 Absatz 2 Satz 1 GModG).4 Fragen Sie deshalb zuerst bei der Verwaltung nach, ob für die Anlage bereits ein gültiger Ausweis vorliegt — dann sparen Sie sich die Bestellung ganz. Wenn nicht, muss die Gemeinschaft beschließen, und die Einberufungsfrist einer Eigentümerversammlung soll mindestens drei Wochen betragen. Diesen Ablauf samt Kostenfrage beschreibt Energieausweis für die Eigentumswohnung.

#Was gilt bei einem geerbten Haus oder mehreren Eigentümern?

Wer erbt, wird nicht automatisch im Grundbuch geführt. Verkaufen können Sie erst, wenn das Grundbuch Sie als Eigentümer ausweist — und dafür braucht das Grundbuchamt einen Nachweis der Erbfolge.

Hier lohnt es sich, genau hinzusehen, denn die Regel überrascht viele: Der Nachweis kann nur durch einen Erbschein oder ein Europäisches Nachlasszeugnis geführt werden (§ 35 Absatz 1 Satz 1 der Grundbuchordnung). Satz 2 lässt eine Ausnahme zu: Beruht die Erbfolge auf einer Verfügung von Todes wegen, die in einer öffentlichen Urkunde enthalten ist, genügen diese Verfügung und die Niederschrift über ihre Eröffnung.8 Öffentlich beurkundet heißt: notarielles Testament oder Erbvertrag. Ein handschriftliches Testament aus der Schublade fällt nicht darunter — dann führt der Weg über den Erbschein beim Nachlassgericht, und das dauert.

Und nun die Zahl, die kaum jemand kennt und die bares Geld wert ist: Für die Eintragung von Erben des eingetragenen Eigentümers wird keine Gebühr erhoben, wenn der Eintragungsantrag binnen zwei Jahren seit dem Erbfall beim Grundbuchamt eingereicht wird — auch dann, wenn die Erben erst nach einer Erbauseinandersetzung eingetragen werden (Kostenverzeichnis zum GNotKG, Nummer 14110, Anmerkung 1).5 Wer das Fenster verstreichen lässt, zahlt die volle Eintragungsgebühr nach dem Wert des Grundstücks.

Gehört das Haus mehreren — Erbengemeinschaft, Ehepaar, Geschwister —, müssen alle Eigentümer den Kaufvertrag unterschreiben oder sich wirksam vertreten lassen. Wer nicht zum Termin kommen kann, braucht eine Vollmacht in der passenden Form oder genehmigt den Vertrag nachträglich; wie das im Einzelfall geht, klärt der Notar vor der Beurkundung.

#Wie lange dauert die Beschaffung, und womit fange ich an?

Es gibt keine belastbare Durchschnittsdauer über alle Bundesländer, wohl aber belegte Anhaltspunkte — und die reichen, um die Reihenfolge richtig zu wählen. Die Regel lautet: Zuerst besorgen, was Sie nicht beschleunigen können.

Praktisch heißt das: Energieausweis, Grundbuchauszug und Flurkarte starten Sie am selben Tag, an dem der Verkaufsentschluss steht. Die Bauakte kommt dazu, sobald Sie Grundrisse oder eine belastbare Wohnflächenangabe brauchen — und das ist häufiger der Fall, als Eigentümer denken, denn die Wohnfläche steht weder im Grundbuch noch in der Flurkarte. Keller, Abstellräume außerhalb der Wohnung, Waschküche, Bodenraum, Heizungsraum und Garage zählen nach der Wohnflächenverordnung ausdrücklich nicht zur Wohnfläche; wer sie mitrechnet, inseriert eine Zahl, die im Kaufvertrag zum Problem wird.

Was der Notar erledigt, brauchen Sie dagegen nicht vorzubereiten: Grundbuchstand, Löschungsunterlagen für noch eingetragene Grundschulden und das Zeugnis der Gemeinde über das Vorkaufsrecht laufen über ihn. Rechnen Sie nur die Zeit mit ein: Die Gemeinde hat drei Monate, um ein Vorkaufsrecht auszuüben, und ohne den Nachweis der Nichtausübung oder des Nichtbestehens darf das Grundbuchamt den Käufer gar nicht erst eintragen (§ 28 Absatz 1 Satz 2 BauGB).9

#Was passiert, wenn eine Unterlage fehlt?

Nicht jede Lücke wiegt gleich schwer. Es gibt drei Stufen, und sie werden regelmäßig verwechselt.

Stufe eins: Es kostet Sie ein Bußgeld. Das betrifft ausschließlich den Energieausweis. Ordnungswidrig handelt, wer ihn nicht rechtzeitig vorlegt, wer ihn nach Vertragsschluss nicht übergibt oder wer die Pflichtangaben in der Immobilienanzeige weglässt. Die Geldbuße beträgt in diesen Fällen bis zu zehntausend Euro (§ 108 Absatz 1 Nummern 18, 19 und 21 in Verbindung mit Absatz 2 Nummer 2 GModG).3 Die auf vielen Ratgeberseiten kursierende Zahl von 15.000 Euro steht so nicht im Gesetz.

Stufe zwei: Der Vertrag hängt. Das ist der Fall bei der fehlenden Verwalterzustimmung nach § 12 WEG — der Kaufvertrag ist unwirksam, bis sie vorliegt.10 Ähnlich, wenn auch mit anderer Wirkung: Ohne Erbnachweis wird niemand als Eigentümer eingetragen, und ohne Vorkaufsrechtszeugnis bleibt die Umschreibung stehen.

Stufe drei: Es kostet Vertrauen und am Ende Geld. Fehlende Grundrisse, eine unklare Wohnfläche, keine Nachweise über den Heizungstausch — nichts davon ist verboten, aber jedes davon verlängert die Verhandlung und liefert dem Käufer ein Argument für einen Abschlag. Umgekehrt gilt: Was Sie offenlegen und was der Käufer bei Vertragsschluss kennt, kann er später nicht als Mangel geltend machen. Vollständige Unterlagen sind damit nicht nur Service, sondern Ihr eigener Schutz.

#Fazit: Die Reihenfolge ist wichtiger als die Vollständigkeit

Es gibt keine gesetzliche Unterlagenliste für den Hausverkauf, aber es gibt eine gesetzliche Frist — und die betrifft den Energieausweis, der vor der ersten Besichtigung vorliegen muss. Alles andere ordnet sich danach, wer es sehen will und wie lange die zuständige Stelle braucht.

Wer am Tag des Verkaufsentschlusses drei Dinge anstößt — Energieausweis, Grundbuchauszug, Flurkarte — und bei einer Eigentumswohnung gleich bei der Verwaltung anruft, hat den Teil erledigt, den er nicht beschleunigen kann. Der Rest kommt beim Notar zusammen, und ein guter Teil davon kommt von ihm.